Gerade in Zeiten steigender Energiepreise sind die Nutzer sensibilisiert, was die Heizkostenabrechnung angeht. Viele Mieter und Eigentümer gehen davon aus, dass eine Abrechnung „stimmen muss“, wenn ein professioneller Dienstleister die Nebenkosten zusammenstellt. Leider ist auch die Abrechnung externer Anbieter nicht immer fehlerfrei. Wichtig ist zu wissen, dass auch wenn der Dienstleister eine Abrechnung erstellt, der Vermieter dem Mieter die ordnungsgemäße Heiz- und Betriebskostenabrechnung schuldet. Der Dienstleister ist hier nur Erfüllungsgehilfe und liefert Mess- und Rechenwerte. Die Abrechnung aber setzt korrekte Stammdaten wie Nutzerwechsel, Wohnflächen, Heizkreiszuordnung etc. voraus. Ich überprüfe Heizkostenabrechnungen, die nicht schlüssig erscheinen und kläre, ob die Abrechnung der Heizkostenverordnung entspricht.
Was heißt „Abrechnung nicht schlüssig“ – und woran erkennt man das?
Die Abrechnung ist nicht schlüssig, wenn diese nicht nachvollziehbar oder in sich unplausibel ist. Typische Hinweise sind überhöhte Verbrauchskosten im Vergleich zu den genutzten Flächen, sprunghafte Verbrauchsänderungen im Vergleich zum Vorjahr, fehlende Erläuterungen zu Verteilerschlüsseln, rechnerische Unstimmigkeiten in Zwischensummen oder eine Kostenstruktur, die nicht zur Nutzung oder zum Objekt passt. Aber Achtung: Unplausibel heißt nicht unbedingt falsch. Es heißt, dass eine Prüfung erforderlich ist, um Rechenfehler, Systemfehler oder technische Ursachen auseinanderzuhalten. Ein sprunghafter Anstieg im Verbrauch kann auch ein Indiz für eine Fehlfunktion in der Heizanlage sein.
Warum stimmt eine Nebenkostenabrechnung trotz Dienstleister nicht?
In der Praxis sind folgende Ursachen zu beobachten:
Vorhandene Messeinrichtungen sind ungeeignet
Zum Beispiel:
Für ein Einrohrsystem eignet sich die Verbrauchserfassung über Heizkostenverteiler u.U. nur bedingt, wenn der „reale“ Verbrauch korrekt erfasst werden soll.
Das Messkonzept passt nicht zu dem vorhandenen System
Zum Beispiel:
Für eine Wärmepumpe wird nur der Energieverbrauch, nicht aber die korrekte Energieerzeugung für die Abrechnung genutzt. Derartige Punkte können spielentscheidend sein!
Defekte an der Heizanlage oder an der Warmwasserbereitung
Zum Beispiel:
Die Heizanlage läuft aufgrund einer defekten Regelung 365 Tage im Jahr und 24 Stunden pro Tag. Oder ein Thermostatventil ist defekt und der Heizkörper läuft durch.
Messeinrichtungen sind außerhalb der Eichpflicht
Zum Beispiel:
Werden geeichte Messinstrumente zur Abrechnung genutzt, müssen diese entweder neu geeicht werden oder durch neue Messinstrumente ersetzt werden.
Umbauten in der Verteilung (Heizkörpertausch o.Ä.) ohne Information an den Dienstleister
Zum Beispiel:
Eine Wohnung verkauft und saniert und anstelle von Heizkörpern wird eine Fußbodenheizung ohne entsprechende Messeinrichtung montiert.
Falsche Zuordnung von Messeinrichtungen und Nutzergruppen
Zum Beispiel:
Eine Nutzergruppe wurde in mehrere kleine Nutzergruppen unterteil, ohne dass zusätzliche Messinstrumente oder alternative Erfassungsmöglichkeiten eingesetzt wurden.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen?
Im Mietverhältnis basiert die Umlage und Abrechnung von Betriebskosten im Kern auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Dort sind unter anderem Anforderungen an Abrechnung, Transparenz und Prüfbarkeit sowie die vertragliche Grundlage der Umlage verortet. Welche Kostenarten typischerweise als Betriebskosten gelten, konkretisiert die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die für meine Prüfung entscheidende Verordnung ist die über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (Verordnung über Heizkostenabrechnung – HeizkostenV).
Die Heizkostenverordnung regelt, dass die Kosten für Heizung und zentrale Warmwasserversorgung in Gebäuden mit entsprechender Anlage grundsätzlich verbrauchsabhängig abzurechnen sind. Sie verlangt dafür die Ausstattung mit geeigneten Erfassungsgeräten und legt fest, wie die Kosten zwischen Nutzergruppen aufzuteilen sind, typischerweise als Kombination aus Grundkosten und Verbrauchskosten. Sie enthält Vorgaben zu Abrechnung, Nutzerinformation und Sonderfällen, etwa bei Leerstand, Nutzerwechsel, fehlenden oder defekten Erfassungswerten sowie Ausnahmen, in denen eine verbrauchsabhängige Abrechnung entbehrlich ist. Außerdem normiert sie ein Kürzungsrecht des Nutzers, wenn entgegen den Vorgaben nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird oder Pflichten zur Verbrauchserfassung verletzt werden.
Wann lohnt sich eine Prüfung der Heizkostenabrechnung?
Eine Prüfung lohnt sich immer dann, wenn die Abrechnung nicht plausibel ist oder wenn hohe Nachzahlungen, starke Abweichungen zum Vorjahr oder unklare Umlagemechaniken auftreten. Für Mieter geht es um Prüfbarkeit und Richtigkeit, für Vermieter oder Verwaltung um Durchsetzbarkeit und Risikominimierung und für die WEG um eine ordnungsgemäße, beschluss- und vereinbarungskonforme Kostenverteilung. Oft ergeben sich aus der Prüfung auch Einsparungspotenziale. Das ist übrigens auch der eigentliche Einführungsgrund der Heizkostenabrechnung. Diese wurde auf Grundlage des Energieeinsparungsgesetzes erlassen. Die Verordnung wurde nicht aus „Gerechtigkeitsgründen“ eingeführt, das ist eher ein Nebeneffekt.
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